Dienstreisen sind im geschäftlichen Alltag nicht wegzudenken. Das dachte man zumindest vor der Pandemie. Seit mittlerweile mehr als einem Jahr werden die Reisen für das Unternehmen aber vermieden. Oft sind sie, aufgrund aktueller Einschränkungen, auch garnicht zulässig. Im Sinne der Mitarbeiter und ihrer Gesundheit, wird weitgehend darauf verzichtet Kunden, oder Geschäftspartner zu besuchen. Das ist aber nicht für alle Unternehmen selbstverständlich und in manchen Branchen, in denen ein Vor-Ort-Termin unvermeidbar ist, auch nicht umsetzbar. Dass Dienstreisen in Zeiten von Corona eine gesundheitliche Gefahr darstellen, liegt auf der hand. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fragen sich daher, ob Dienstreisen in Zeiten von COVID-19 überhaupt angetreten werden müssen und wie die rechtliche Lage hierzu aussieht.
Was genau gilt als Dienstreise?
Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn man an einem anderen, als dem vereinbarten Ort, seine Arbeit verrichtet. Dabei muss allerdings eine entsprechende Distanz zwischen dem Dienstort und dem abweichenden Arbeitsort liegen. Liegt der neue Arbeitsort in der Nähe des üblichen Arbeitsortes, dann handelt es sich um einen Dienstgang. Wechselnde Einsatzorte können bei einem Job im Außendienst, oder auf Montage bereits im Arbeitsvertrag geregelt sein. Ist aber ein Dienstort angegeben, an dem man auch regelmäßig arbeitet, dann liegt eine Dienstreise vor, wenn man an einem anderen Ort, als an dem vereinbarten Dienstort für den Arbeitgeber tätig wird und dieser Ort nicht in der Nähe des eigentlichen Dienstortes liegt. Der Duden definiert Dienstreise als “Reise in einer dienstlichen Angelegenheit”. In der Praxis handelt sich meist um die Teilnahme an Meetings, besuche von Messen, oder Kundenbesuche von Mitarbeitern, die ansonsten am Standort des Unternehmens arbeiten. Die Anreise erfolgt entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln, oder mit dem eigenen PKW.
Dienstgang
Die Unterscheidung zwischen Dienstreise und Dienstgang ist nicht genauer definiert. So stehen Dienstgänge für kurze Distanzen, wodurch auch keine Kilometerpauschalen geltend gemacht werden können. Oft wird innerhalb deselben Stadt nicht von einer Dienstreise, sondern einem Dienstgang gesprochen. Der Grund für eine Dienstreise, oder einen Dienstgang kann ganz unterschiedlich sein. So können Mitarbeiter eine Messe besuchen, oder dort das Unternehmen vertreten. Auch Tagungen, oder Schulungsveranstaltungen können der Grund für eine dienstlich veranlasste Reise sein. Oft sind es Besprechungen, die oft auch über mehrere Tage in anderen Niederlassungen, oder auch in Hotels stattfinden. Nicht zuletzt ist auch der Besuch beim Kunden häufige Ursache, den Arbeitsplatz zu verlassen. Es ist nicht unüblich, dass die Sachbearbeiter sich persönlich kennenlernen, oder dass der zuständige Mitarbeiter, oder die zuständige Mitarbeiterin bei einem Kunden akute Probleme, oder zusätzliche Aufträge bespricht. Die Gründe, seinen Arbeitsort zu verlassen und für ein paar Stunden, oder mehrere Tage seinen Job an einem anderen Ort zu verrichten, sind also vielfältig.
Die Vergütung
Bei vielen Dienstreisen entsteht ein sogenannter Verpflegungsmehraufwand. Wer den ganzen Tag unterwegs ist, muss unterwegs Essen. Auch Übernachtungskosten fallen in diesen Mehraufwand, der die Grundlage für die Berechnung einer Vergütung bei Dienstreisen ist. Ansprüche können unter folgenden Bedingungen geltend gemacht werden:
- Die Dienstreise hat eine Dauer von mind. 8 Stunden. Dann gilt ein Pauschalbetrag von 12 €.
- Bei einer Dienstreise von über 24 Stunden beträgt die Pauschale 24 €.
- Wurde der Arbeitnehmer am Zielort kostenlos versorgt, wird die Pauschale unter Umständen gekürzt
Werden Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen, besteht die Möglichkeit, bestimmte Kosten unter Werbungskosten von den Steuern abzusetzen. Dazu zählen die vorher genannten Beispiele von Dienstreisen wie Messen und Tagungen, Meetings mit Kunden an anderen Standorten als dem Arbeitsort und Fortbildungsmaßnahmen. Bezahlt der Dienstgeber die Übernachtungskosten und übernimmt auch die Verpflegung vor Ort, dann fällt auch kein Verpflegungsmehraufwand an und es gibt keine zusätzliche Vergütung. Insgesamt ist die Reisekostenabrechnung recht kompliziert und mit viel Aufwand für beide Seiten verbunden.
Reisekostenabrechnung
Um den Vorgang zu vereinfachen gibt es Lösungen, wie die Software von N2F, mit deren Hilfe schnell, einfach und sicher Reisekostenabrechnungen erstellt werden können. Software wie die Reisekostenabrechnung von N2F ermöglicht es, Reisekosten und Spesen in wenigen Sekunden einzugeben. Mit der Funktion Smart Scan kann der Beleg fotografiert werden und steht unmittelbar elektronisch zur Verfügung. Die Belege werden archiviert, und das übliche Aufkommen an Papier fällt weg. Der wohl wichtigste Punkt ist aber, dass alle aktuellen Tarife von Kilometer- und Verpflegungspauschalen im System hinterlegt sind. Systeme wie das von N2F sorgen dafür, sodass Zeit und Geld gespart werden können und die Abrechnung zeitnah und korrekt erfolgt.
Dürfen Dienstreisen verlangt werden?
Geht es im die Frage, ob Dienstreisen während der Corona Pandemie gefordert werden können, muss man zuerst klären, ob Dienstreisen für den Arbeitnehmer verpflichtend sind. Muss man also reisen, wenn der Arbeitgeber es verlangt? Die Antwort auf diese Frage findet sich im Arbeitsvertrag, denn dort kann genau geklärt sein, ob der Arbeitnehmer dazu verpflichtet ist, seine Arbeit auch an anderen Standorten zu verrichten. Neben dem Arbeitsvertrag können aber auch weitere einvernehmliche Vereinbarungen über Auslandsaufenthalte getroffen werden. Allerdings gilt auch nach § 106 Gewerbeordnung (GewO), dass bei jeder anstehenden Dienstreise von beiden Parteien eine Bewertung des Interesses beider Parteien an der Dienstreise stattfinden muss.
Gemeinsames Interesse
Es wird also festgestellt, ob eine Auslandsreise für einen Mitarbeiter, der bisher nur im deutschen Betrieb gearbeitet hat, wirklich notwendig ist. Bei dieser Abklärung spielt auch die Dringlichkeit der Reise eine wichtige Rolle. Ist es wirklich notwendig die Reise zu absolvieren, oder kann die Aufgabe auch mittels Videokonferenz, oder telefonisch erledigt werden? Auch das Thema Familie kann relevant zur Klärung der Frage sein. Außerdem darf der Mitarbeiter auf seiner Reise keinen gesundheitlichen Risiken ausgesetzt sein.
Dienstreisen unter Corona-Bedingungen
Besonders im Anbetracht der aktuellen gesundheitlichen Krise muss die Frage geklärt werden, ob die Reise zumutbar ist. Ein Faktor hierbei ist das Risiko einer Ansteckung. Das kann genauso am Zielort der Dienstreise als auch auf der Fahrt selbst passieren. Muss man stundenlang in einem voll besetzten und schlecht belüfteten Zug verbringen, dann ist das ein vergleichsweise hohes Risiko. Auch der Aufenthalt im Haus des Kunden, auf der Messe, oder in der anderen Niederlassung muss betrachtet werden. Hier sollte auch ein Blick auf die Inzidenzzahlen geworfen werden.
Inzidenz über 200
In Gebieten mit einer hohen Inzidenzrate ist die Bewegungsfreiheit eingeschränkt. Der Radius beträgt hierbei in der Regel 15 Km um den eigenen Wohnort herum. Ausgenommen davon sind allerdings Dienstreisen, da diese einen triftigen Grund darstellen. Man kann diese Gebiete also betreten und verlassen, wenn man sich auf Dienstreise befindet. Allerdings stellen Reisen in Hochrisikogebiete auch ein hohes gesundheitliches Risiko dar. Kommt man aus einem solchen Gebiet, dann ist es auch sehr wahrscheinlich, dass der Geschäftspartner den Besuch ablehnen wird.
Auslandsreisen
Ein weiterer Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, kommt bei Auslandsdienstreisen hinzu. In vielen Ländern gibt es, zumindest zeitweise, strenge Ausgangssperren, Lockdowns und weitere politische Maßnahmen zur Eindämmung des Virus, was unzumutbar für den reisenden Mitarbeiter sein kann. Auch gibt es immer wieder neue Regelungen rund um die Auslandsdienstreise. Es kommt zur verpflichtenden Tests, oder Quarantänepflichten bei Ein-, oder Ausreise. Bevor man eine Reise in Zeiten von Corona antritt, muss man sich also umfassend mit den jeweiligen Regelungen auseinandersetzen. Die jeweils gültigern Bestimmungen veröffentlicht das Auswärtige Amt als Reisehinweise und -warnungen. Ist eine solche Warnung ausgesprochen worden, muss die Dienstreise eventuell nicht angetreten werden oder die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verschärft sich. Bei jeder Reise ins Ausland und zurück besteht die Pflicht sich digital anzumelden, eine Quarantäne einzuhalten und sich auf das Virus testen zu lassen.